Tilikausien päivämäärien määrittely

Vaikka et käyttäisikään kirjanpito-osiota, luo tilikaudet nopeasti näin:

  • Mene osioon Kirjanpito > Tilikaudet
  • Jos yrityksesi tilikaudet menevät kalenterivuosittain, on sinulla jo valmiina meneillään oleva tilikausi ohjelmassa.
  • Jos tilikautesi eivät mene kalenterivuosittain, muokkaa olemassa olevaa tilikautta (Muokkaa-valikosta tai tuplaklikkaamalla riviä) ja määritä päivämäärät oikeiksi.

Huom! Voit halutessasi tehdä tulevat tilikaudet jo valmiiksi, jottei niitä tarvitse tehdä enää, kun tilikausi oikeasti vaihtuu. Eebu ei anna tehdä tapahtumaa, kuten laskua, päivämäärälle, jolle ei ole määritetty tilikautta.

Mikäli käytät kirjanpito-osiota, kannattaa määrittää tositelajit luomiesi tilikausien perustositteita varten osiossa Kirjanpito > Tositelajit. Tämäkin vähentää työtä tulevaisuudesta.

Asetusten määrittäminen

Ennen palvelun käytön aloittamista on hyvä tarkastaa ja täyttää kaikki asetukset omalle yritykselle/yhdistykselle sopivaksi.

Tärkeimmät asetukset ovat yrityksen tiedot, tilinumerot ja myyntiasetukset, jotka vaikuttavat laskuilla ja muilla tulosteilla näkyviin kohtiin sekä hintojen käsittelyyn ohjelmassa.

Saat asetukset auki sisäisen etusivun napista ”Asetukset”

Käyttäjä-kohdassa täytetään käyttäjän tiedot ja käyttäjän henkilökohtaisiin käyttöasetuksiin liittyviä tietoja.

Yritys-kohdassa täytetään yrityksen osoitetiedot, jotka näkyvät esimerkiksi laskuilla ja muilla asiakkaalle lähetettävillä tulosteilla. Yritysasetuksissa voidaan ladata myös yrityksen logo, joka näkyy tulosteissa, esimerkiksi laskun vasemmassa yläreunassa.

Myyntiasetuksissa täytetään käytettävä laskupohja, myyntiin ja hintojen käsittelyyn liittyvät tiedot.

HUOM! ALV laskutavan määrittäminen myyntiasetuksissa

  • ”ALV-velvollinen nettoperiaate” valitaan silloin, kun yritys on ALV-velvollinen. Tuotteiden myyntihinnat tallentuvat tällöin ohjelmaan nettohintana.
  • ”ALV-velvollinen bruttoperiaate” valitaan silloin, kun yritys on ALV-velvollinen ja tuotteiden myyntihinnat halutaan tallentaa ohjelmaan bruttohintoina
  • Mikäli yrityksesi ei ole ALV-velvollinen, laita arvoksi silloin ”Ei ALV-velvollinen”, muista tällöin täyttää alapuolella oleva verottomuuden peruste, joka näkyy laskulla, miksi tuotteita myydään ALVittomana.

Tilinumerot-kohdassa täytetään pankkitiedot ja tilinumerot ja oletustilinumero, mikä halutaan näkyvän viivakoodissa, koska se voi sisältää ainoastaan yhden tilinumeron.

Kirjanpito-kohdassa määritetään, mistä kaikista tapahtumista Eebu tekee automaattisesti kirjanpitotositteet, kun tapahtumat hyväksytään. Valittavia vaihtoehtoja ovat myyntilaskut, suoritukset, ostolaskut ja maksut. Samalla näihin tulee määrittää mitä tositelajia missäkin tapahtumassa käytetään sekä ostovelka ja myyntisaamiset -tilit. Mikäli et tiedä, mitkä näihin kohtiin tulisi täyttää, voit jättää oletusasetukset voimaan.

Asiakkaiden ja tuotteiden siirto sähköisesti (excel,csv)

Asiakkaiden ja tuotteiden luonti ohjelmaan on helppoa, mutta mikäli sinulla on jo olemassa paljon asiakas ja tuotetietoja, tiedot on paljon kätevämpi siirtää ohjelmaan sähköisesti csv-formaatissa (jota voi helposti muokata esim Excel-ohjelmalla). Alapuolella ovat ohjeet tämän tekemiseen.

Suositeltu selain käyttöön

Eebu on kehitetty toimimaan kaikilla selaimilla, mutta ohjelmaa kehitetään pääasiassa Mozilla Firefox –selaimella, jonka vuoksi kaikista paras selain ohjelman käyttöön on juuri Mozilla. Tärkeintä on kuitenkin aina, että selain on aina päivitetty uusimpaan versioonsa. Tämä vaikuttaa käyttömukavuuteen, kuten esimerkiksi ohjelman nopeuteen huomattavasti.

 

Apuja tietojen syöttäminen

Päivämääräkentät

Eebun päivämäärä-kentissä on syöttämisen nopeuttamiseksi tehty pikatoimintoja. Voit valita hiirellä kalenterin kentän oikelta puolelta ja valita päivämäärän sieltä, mutta on nopeampaa on syöttää se käsin.

Kun täytät päivämäärä-kenttään numeron 1 ja menet pois kentästä esimerkiksi tab-näppäimellä tai hiirellä, ohjelma täyttää kenttään ”01.kuluvaa kuuta.kuluvaa vuotta”, jos taas kirjoitat esimerkiksi 2005, ohjelma täyttää siihen pois siirryttäessä 20.05.kuluvaa vuotta. Eli ohjelma pyrkii ennustamaan, mitä päivämäärää siihen yritetään syöttää. Voit myös kirjoittaa päivämäärän 20.05.2011 ilman pisteitä tyyliin 20052011 tai 200511, jolloin ohjelma muuttaa päivämäärän oikein. Jos kentän jättää tyhjäksi, se syöttää siihen sen hetkisen päivämäärän.

Hakukentät

Hakukentät hakevat tietoa ohjelma muista osioista ja näyttävät ne kentän alapuolelle ilmestyvässä pudotusvalikossa. Hyviä esimerkkejä hakukentistä ovat asiakas-kentät, jotka suodattavat tietoa asiakaskortistosta sekä tuoterivit (esimerkiksi laskulla), joihin ohjelma hakee tietoa tuotekortistosta.

Välilyönnillä saat esiin hakukenttään 20 viimeisintä tietoa haettavasta kohteesta. Syöttämällä asiakas-kenttään asiakkaan nimen, suodattaa ohjelma kaikki sen nimiset asiakkaat sinulle.

Jos hakukentän lopussa on plus-merkki, voit siitä napista painamalla lisätä uuden tietueen, kuten esimerkiksi asiakkaan, jota ei ole vielä luotu ohjelmaan. Tämän ansioista sinun tarvitse mennä asiakaskortistoon erikseen tekemään asiakasta ja palata sitten takaisin jatkamaan lomakkeen täyttöä.

Pikanäppäimet

Eebussa toimivat myös näppäimistön pikanäppäimet. Kun alat tekemään uutta tietuetta, esimerkiksi laskua, uuden laskun syöttäminen voidaan aloittamalla näppäinyhdistelmällä Ctrl+N.

Eebun pikanäppäinten tiedot:

Kun sovellus on auki, voi sieltä löytyviä tietoja muokata ylävalikon lisäksi myös näppäimistön pikanäppäimillä.

  • Ctrl+M aukaisee muokkaus ikkunan
  • Ctrl+N aukaisee uuden tiedon luonti ikkunan
  • Ctrl+C aukaisee kopiointi-ikkunan. Huom. Plus-ominaisuus!
  • Delete poistaa valitun rivitiedon
  • Ctrl+U palauttaa poistetun tietueen jos mahdollista
  • Ctrl+S tallentaa auki olevan ikkunan sisällön sulkematta ikkunaa
  • Enter tallentaa auki olevan ikkunan sisällön ja sulkee ikkunan
1.1 Selaus-pikanäppäimet
  • F1 avaa tämän ohjeen missä ja milloin vain
  • Esc sulkee auki olevan Eebu-ikkunan
  • Page Up siirtyy luettelossa sivun ylöspäin
  • Page Down siirtyy luettelossa sivun alaspäin
  • Alt+(ylävalikosta löytyvä alleviivattu kirjain) avaa halutun ylävalikon
  • Tab siirtyy muokkausikkunan ollessa auki seuraavaan kenttään
  • Shift+Tab siirtyy muokkausikkunan ollessa auki edelliseen kenttään
  • Ctrl+(numero) avaa muokkaus dialogin numeroidun välilehden jos sellaisia on